Как вы отвечаете на почту

Периодически встречаю посты из серии "Хотел уменьшить число непрочитанных писем с 400 до 300 - и не получилось".

Также периодически в своей почте встречаю вопросы: "Как тебе удается почти мгновенно отвечать на письма"?

А удается мне это по одной простой причине. У меня во входящей почте почти не бывает непрочитанных сообщений. Почта опрашивается каждую минуту, довольно часто я ее просматриваю сразу после прихода и сразу отвечаю, если ответ не требует большого количества времени. Те письма, на которые обязательно нужно ответить, а сразу я это сделать не могу - помечаются определенным цветом и лежат в специальной виртуальной папке, которую я разгребаю, когда на это появляется время.

Вот и все. И отвечаю обычно почти мгновенно, и непросмотренная почта не накапливается.

Ну и надо заметить, что мой почтовый клиент выполняет функции продвинутого секретаря, потому что поступающая почта анализируется несколькими десятками фильтров, во многих из которых десятки и десятки различных правил. Также та почта, которая поступает для возможного технического анализа происходящего (отчеты от серверов, форумные доклады и так далее и тому подобное), при переносе в соответствующие папки помечается как прочитанная, чтобы я не видел то, что мне не нужно видеть в данный момент.

Получается довольно эффективно. В день у меня приходит несколько сотен писем. Если не автоматизировать и не оптимизировать их разбор, то я бы круглые сутки только и занимался бы чтением почты. А у меня на это уходит в целом не более получаса-часа в день.

А вы как отвечаете на почту, если ее приходит много?

03.08.2016 13:04
Комментарии 20

Есть отличная методика.

Есть две папки 1день, Прочитано.

Когда письмо, ты смотришь что с ним делать, 90% писем явлтся информационными, без побуждения к действию, их проглядывает и в папку Прочитано, если в них есть практический интерес, если нет - корзина. На все что нужен ответ, отправляем в папку 1 день.

Выделяем среди дня время на ответы. Если письмо требует жесткого времени ответа ставим напоминалку со ссылкой на письмо. Утром просматриваем папку 1 день и чистим ее.

Все.








05.08.16 07:00
0 0

Подтверждаю 😄 Алекс быстро отвечает и оперативно решает проблемы, ещё и с юмором;)
03.08.16 15:17
0 0

Alex Exler: что мой почтовый клиент выполняет функции продвинутого секретаря,

Алекс, а не мешает тот факт, что почтовый клиент и база на одном компе и ни из какого места с ней не поработать? (Утилиты вроде Тимвьюера оставим в стороне). В свое время это была одна из причин моего перехода на Гуглопочту.Конечно, сейчас Аутлук 360 есть, но здесь другие заморочки - Майкрософт, оплата и прочее...
03.08.16 14:57
0 0

Camel1000: а не мешает тот факт, что почтовый клиент и база на одном компе и ни из какого места с ней не поработать?

У меня на это решение простое: рабочая почта проверяется только на рабочем месте в рабочее время. В остальное время приучил себя и других что ей не пользуюсь. И всё!)
03.08.16 15:08
0 0

Camel1000: Алекс, а не мешает тот факт, что почтовый клиент и база на одном компе и ни из какого места с ней не поработать?

Особо нет. Я работаю дома, а для разъездов - ноут. Веб-почта мне вообще не подходит по определению - она покрывает максимум 10% задач, на большее не способна.
03.08.16 15:14
0 0

Несколько сотен - это ещё хорошо, у меня в среднем 1500. Причём там даже письма, которые читать не надо когда-то могут понадобиться. Поэтому постоянно (раз в месяц) уточняю систему фильтров, правил и, что очень важно, архивацию отдельных папок.

На прошлой неделе мне пришлось искать письмо в период 2004-2007 и оно было найдено за 15 минут.
03.08.16 14:27
0 0

Точно так же почти...очень напрягает, если что-то непрочитанное долго висит. Уведомления разные и прочие рассылки тоже по папкам, вечером просматриваю.Только я их не создаю изначально прочитанными, ну вдруг чего упустится...знаю, что та папка несрочная, ну пусть светится...
03.08.16 14:26
0 0

Фильтры понятно. Хотя приходило писем 100-150, а не несколько сотен. Использовал Outlook для обработки. Непрочитанных было 0.
Очень этого не хватает в гугл почте, но сейчас писем не так много, мучаюсь потихоньку. Когда письма по определенной тематике или с определенных адресов падают в нужные папки гораздо удобней конечно, по факту разобрать письма, которые пришли полгода назад, например во время отпуска, и не лежат в спецпапке уже не представляется возможным без серьезных временных затрат.
Какая-нибудь надстройка есть на гугл почту на эту тему, чтобы еще и на всех устройствах пахало, с учетом собирания туда всей почты с других ящиков.
03.08.16 13:39
0 0

Byodr: Очень этого не хватает в гугл почте


У меня в гуглопочте настроено несколько фильтров, в основном - совпадение по адресу, применение ярлыка. Чего именно вам не хватает?
03.08.16 14:33
0 0

Alex Exler: А вы как отвечаете на почту, если ее приходит много?

Помогает техника. принтер и шредер.
03.08.16 13:33
0 0

Никогда не понимал тех, кто открывает рабочую почту раз в несколько часов, когда там куча писем, на разбор которых нужно потратить всего пару минут, а вопросы могут быть достаточно срочными. Жаль, не все такие же рациональные и оптимизированные, как Алекс))) Правило "сделал и забыл" - самое лучшее, если речь о мелких вопросах.
03.08.16 13:33
0 0

LP_Masta: Никогда не понимал тех, кто открывает рабочую почту раз в несколько часов

Если работа требует концентрации, то не реагирую на почту.
Поэтому раз в день, обычно утром, проверяю почту.
LP_Masta: вопросы могут быть достаточно срочными.
Тогда почта просто неправильное средство общения. Если дело действительно срочное, есть телефон.
03.08.16 14:43
0 0

А у меня начальник отвечал только на те письма, которые помещались в окне просмотра аутлука. Как то он не ответил на пару важных писем от начальства и вызвал меня для разбирательства - почему к нему письма не приходят. Я мотанул вниз - а там зебра такая- 20 прочитанных, 20 нет, потом снова прочитанные и т.д. Он за голову схватился и начал читать все от начала. Но как метод - эффективно. Тоже больше часа, наверно, на почту не тратил.
03.08.16 13:30
0 0
Теги
Сортировать по алфавиту или записям
BLM 15
Calella 108
exler.ru 115
авто 344
видео 2735
вино 282
еда 353
игры 103
кино 1288
ПГМ 1
попы 146
РКН 2
РФ 1
РЩД 646
СМИ 1530
софт 750
США 18
тип 2
тмп 11
шоу 5