Адрес для входа в РФ: exler.click

Как вы отвечаете на почту

03.08.2016 13:04  7428   Комментарии (20)

Периодически встречаю посты из серии "Хотел уменьшить число непрочитанных писем с 400 до 300 - и не получилось".

Также периодически в своей почте встречаю вопросы: "Как тебе удается почти мгновенно отвечать на письма"?

А удается мне это по одной простой причине. У меня во входящей почте почти не бывает непрочитанных сообщений. Почта опрашивается каждую минуту, довольно часто я ее просматриваю сразу после прихода и сразу отвечаю, если ответ не требует большого количества времени. Те письма, на которые обязательно нужно ответить, а сразу я это сделать не могу - помечаются определенным цветом и лежат в специальной виртуальной папке, которую я разгребаю, когда на это появляется время.

Вот и все. И отвечаю обычно почти мгновенно, и непросмотренная почта не накапливается.

Ну и надо заметить, что мой почтовый клиент выполняет функции продвинутого секретаря, потому что поступающая почта анализируется несколькими десятками фильтров, во многих из которых десятки и десятки различных правил. Также та почта, которая поступает для возможного технического анализа происходящего (отчеты от серверов, форумные доклады и так далее и тому подобное), при переносе в соответствующие папки помечается как прочитанная, чтобы я не видел то, что мне не нужно видеть в данный момент.

Получается довольно эффективно. В день у меня приходит несколько сотен писем. Если не автоматизировать и не оптимизировать их разбор, то я бы круглые сутки только и занимался бы чтением почты. А у меня на это уходит в целом не более получаса-часа в день.

А вы как отвечаете на почту, если ее приходит много?

03.08.2016 13:04
Комментарии 20

А у меня начальник отвечал только на те письма, которые помещались в окне просмотра аутлука. Как то он не ответил на пару важных писем от начальства и вызвал меня для разбирательства - почему к нему письма не приходят. Я мотанул вниз - а там зебра такая- 20 прочитанных, 20 нет, потом снова прочитанные и т.д. Он за голову схватился и начал читать все от начала. Но как метод - эффективно. Тоже больше часа, наверно, на почту не тратил.
03.08.16 13:30
0 0

Никогда не понимал тех, кто открывает рабочую почту раз в несколько часов, когда там куча писем, на разбор которых нужно потратить всего пару минут, а вопросы могут быть достаточно срочными. Жаль, не все такие же рациональные и оптимизированные, как Алекс))) Правило "сделал и забыл" - самое лучшее, если речь о мелких вопросах.
03.08.16 13:33
0 0

LP_Masta: Никогда не понимал тех, кто открывает рабочую почту раз в несколько часов

Если работа требует концентрации, то не реагирую на почту.
Поэтому раз в день, обычно утром, проверяю почту.
LP_Masta: вопросы могут быть достаточно срочными.
Тогда почта просто неправильное средство общения. Если дело действительно срочное, есть телефон.
03.08.16 14:43
0 0

Alex Exler: А вы как отвечаете на почту, если ее приходит много?

Помогает техника. принтер и шредер.
03.08.16 13:33
0 0

Фильтры понятно. Хотя приходило писем 100-150, а не несколько сотен. Использовал Outlook для обработки. Непрочитанных было 0.
Очень этого не хватает в гугл почте, но сейчас писем не так много, мучаюсь потихоньку. Когда письма по определенной тематике или с определенных адресов падают в нужные папки гораздо удобней конечно, по факту разобрать письма, которые пришли полгода назад, например во время отпуска, и не лежат в спецпапке уже не представляется возможным без серьезных временных затрат.
Какая-нибудь надстройка есть на гугл почту на эту тему, чтобы еще и на всех устройствах пахало, с учетом собирания туда всей почты с других ящиков.
03.08.16 13:39
0 0

Byodr: Очень этого не хватает в гугл почте


У меня в гуглопочте настроено несколько фильтров, в основном - совпадение по адресу, применение ярлыка. Чего именно вам не хватает?
03.08.16 14:33
0 0

Точно так же почти...очень напрягает, если что-то непрочитанное долго висит. Уведомления разные и прочие рассылки тоже по папкам, вечером просматриваю.Только я их не создаю изначально прочитанными, ну вдруг чего упустится...знаю, что та папка несрочная, ну пусть светится...
03.08.16 14:26
0 0

Несколько сотен - это ещё хорошо, у меня в среднем 1500. Причём там даже письма, которые читать не надо когда-то могут понадобиться. Поэтому постоянно (раз в месяц) уточняю систему фильтров, правил и, что очень важно, архивацию отдельных папок.

На прошлой неделе мне пришлось искать письмо в период 2004-2007 и оно было найдено за 15 минут.
03.08.16 14:27
0 0

Alex Exler: что мой почтовый клиент выполняет функции продвинутого секретаря,

Алекс, а не мешает тот факт, что почтовый клиент и база на одном компе и ни из какого места с ней не поработать? (Утилиты вроде Тимвьюера оставим в стороне). В свое время это была одна из причин моего перехода на Гуглопочту.Конечно, сейчас Аутлук 360 есть, но здесь другие заморочки - Майкрософт, оплата и прочее...
03.08.16 14:57
0 0

Camel1000: Алекс, а не мешает тот факт, что почтовый клиент и база на одном компе и ни из какого места с ней не поработать?

Особо нет. Я работаю дома, а для разъездов - ноут. Веб-почта мне вообще не подходит по определению - она покрывает максимум 10% задач, на большее не способна.
03.08.16 15:14
0 0

Camel1000: а не мешает тот факт, что почтовый клиент и база на одном компе и ни из какого места с ней не поработать?

У меня на это решение простое: рабочая почта проверяется только на рабочем месте в рабочее время. В остальное время приучил себя и других что ей не пользуюсь. И всё!)
03.08.16 15:08
0 0

Подтверждаю 😄 Алекс быстро отвечает и оперативно решает проблемы, ещё и с юмором;)
03.08.16 15:17
0 0

Есть отличная методика.

Есть две папки 1день, Прочитано.

Когда письмо, ты смотришь что с ним делать, 90% писем явлтся информационными, без побуждения к действию, их проглядывает и в папку Прочитано, если в них есть практический интерес, если нет - корзина. На все что нужен ответ, отправляем в папку 1 день.

Выделяем среди дня время на ответы. Если письмо требует жесткого времени ответа ставим напоминалку со ссылкой на письмо. Утром просматриваем папку 1 день и чистим ее.

Все.








05.08.16 07:00
0 0
Теги
Сортировать по алфавиту или записям
BLM 20
Calella 140
exler.ru 245
авто 427
видео 3755
вино 346
еда 478
ЕС 56
игры 114
ИИ 19
кино 1542
попы 185
СМИ 2575
софт 902
США 77
шоу 6