Сервис Smartway - эффективная замена агентств деловых поездок

Когда путешествуешь куда-то по личным или семейным делам - нет никаких проблем самостоятельно в Интернете забронировать отель, подобрать и оплатить соответствующие билеты на самолет. Однако когда предстоит деловая поездка и расходы оплачиваешь не сам - все очень резко меняется.

Компании, по вполне понятным причинам, крайне редко доверяют сотрудникам подбирать отели и билеты самостоятельно, а предпочитают работать через бизнес-тревел агентства. Такие агентства работают только с юридическими лицами, организуя для них командировки сотрудников: перелеты, отели, поезда, трансферы и так далее.

Как правило, эти агентства работают по схеме, идущей еще из девяностых: сотрудники принимают заявки по телефону или электронной почте, ищут и согласовывают варианты, после этого присылают билеты и ваучеры. И там процесс поиска и бронирования может идти довольно долго, потому что сначала нужно дозвониться до оператора и сообщить направление и даты, затем подождать доступные варианты, после этого согласовать командировку с начальством, а если что-то не подошло - процесс начинается с самого начала.

Я, кстати, такое неоднократно наблюдал лично, когда какие-то компании возили меня на выставки, презентации, тест-драйвы и так далее. Потому что я как раз и общался с сотрудниками тревел-агентств, и я помню, сколько времени приходилось тратить на согласование перелетов: на эту компанию мы билет взять не можем, потому что нельзя оплатить безналом, давайте выбирать другие рейсы, а эта тоже не подойдет по каким-то там причинам, ну и так далее.

Онлайновый сервис Smartway сделан как современный, быстрый и удобный конкурент устаревшим бизнес-тревел-агентствам. Он позволяет организовывать поездки в онлайне, экономя и деньги, и средства. Поиск и бронирование занимают в среднем три минуты, 98% бронирования происходит без участия оператора.

В чем тут основная идея? С помощью этого сервиса ваша компания сама для себя становится тревел-агентством. Вы можете работать одновременно с несколькими вашими юридическими лицами, для каждого юридического лица можно задавать различные виды travel-политик (ограничений по расходам для различных групп сотрудников), в аккаунт вносятся сотрудники, для которых настраиваются различные виды доступа и ограничений.

Поиск авиабилетов, отелей, трансферов, поездов и так далее позволяет задавать различные фильтры и получать варианты на выбор. При превышении максимальных сумм travel-политики можно отправлять запрос на утверждение ответственному сотруднику.

При этом все билеты, ваучеры на отели и так далее приобретаются со счета компании, и в личном кабинете выписываются все соответствующие документы для бухгалтерии.

Использование подобного сервиса, во-первых, очень сильно экономит время планирования поездок, потому что все происходит в онлайне, во-вторых, значительно упрощает поиск нужных вариантов перелетов, переездов и отелей, в-третьих, экономит деньги, потому что убирает расходы на работу с тревел-агентством. К тому же замечу, что в тревел-агентствах сотрудники могут предлагать неоптимальные варианты - просто потому, что они имеют определенный "интерес" в каких-то компаниях. (Увы, такое бывает нередко.)

А теперь давайте посмотрим, как это все работает "вживую". Адрес сайта сервиса - Smartway.today.

Регистрация на сайте происходит не автоматически: сначала нужно оставить заявку, после чего перезванивает менеджер, проводит краткое знакомство с сервисом, чтобы пользователь получил представление о всех возможностях системы, после чего с сервисом заключается договор - и после этого аккаунт будет подключен.

После того как вы получаете доступ в личный кабинет, там первым делом заносите ваши юридические лица и сотрудников, которые будут работать с сервисом. Например, у вас секретарша будет заниматься бронированием билетов и отелей - вписываете туда ее и определяете виды доступа.

Система расчетов - постоплатная: сначала покупаете билеты, после этого гасите задолженность.

Создаете список сотрудников и ответственных.

По каждому сотруднику кроме всевозможной требуемой информации задаются виды доступа. И там все настраивается очень гибко. Например, сотрудник может не иметь доступ к сервису (для него другие покупают билеты и делают бронь), а может иметь доступ с правом совершать такие-то действия.

Также вы создаете ваши travel-политики: их может быть сколько угодно, также для каждого юрлица можно создавать свои travel-политики.

Теперь можно приступать к бронированию. Этим можете заниматься вы, специальные назначенные люди, а также сотрудники, которым разрешено самостоятельно приобретать билеты и бронировать отели.

Список сервисов, в которых можно осуществлять поиск.

Поиск авиабилетов по удобству отбора параметров практически не отличается от известных агрегаторов вроде Skyscaner. Ну и замечу, что поиск производится примерно по 2000 авиакомпаний. Также здесь в качестве фильтра можно добавлять соответствующую travel-политику - это очень удобно.

И если стоимость выбранного рейса заданную максимальную цену превышает, то будет выдано соответствующее предупреждение. В корзину такой билет можно будет добавить (ну, например, дешевле рейсов просто нет), но он должен будет пройти согласование у соответствующего назначенного сотрудника.

Для выбранного перелета (и всех остальных видов бронирования) нужно указать сотрудника или сотрудников и соответствующее юридическое лицо.

Аналогичным образом ищутся отели - там также немало возможностей отбора, аналогично Booking.com, и можно ставить фильтры в том числе по travel-политикам.

Таким же образом заказываются трансферы, билеты на поезд и так далее.

Соответствующие билеты, брони и так далее оказываются в корзине. Если сотрудник имеет право оплачивать свои поездки и travel-политика не нарушена - он самостоятельно оплачивает брони с депозитного счета фирмы (информация о заказах, разумеется, тут же поступает соответствующим сотрудникам).

Если есть превышение границы travel-политики, то запрос будет отправлен на согласование ответственному лицу. (Там есть два вида запроса согласования: внутри системы и отправкой уведомления по e-mail.)

Если он не имеет права самостоятельно оплачивать бронь, то соответствующие заявки отправляются ответственному лицу.

Предварительные бронирования можно отправлять в специальный раздел "Блокнот": там их можно просматривать, удалять, отправлять на голосование или отправлять в корзину на оплату.

В разделе "Отчетность" создаются и хранятся все соответствующие документы для бухгалтерии. Их можно отбирать по юридическим лицам.

Также там хранятся закрывающие документы: акты, реестры билетов, счета-фактуры и так далее.

Вот так это все работает. Все бронирования происходят в онлайне, все очень быстро, гибко и удобно, причем оплачивается со счета (счетов) компании, а по уровню комфорта мало чем отличается от известных агрегаторов авиабилетов и систем бронирования. И не нужно тратиться на тревел-агентства.

Комментарии 2
И все эти вопросы решены в приложении Concur, которое было уже давно куплено SAP и используется во всех до единой крупной фирме, где я работал или консультировал.
14.09.18 20:28
0
Основной напряг в бронировании - согласование интересов всех сторон:
- компании, чтобы по финансам влезало,
- путешествующего, чтобы рейсы в адекватное время были и чтобы гостиница была недалеко от места мероприятия.
И совершенно непонятно, как это решается в данной системе?

В моем опыте, если заказ шел через секретаря, то обычно он отбирал несколько вариантов и предлагал их. Дальше сначала путешественник отмечал, что подойдет, а потом руководитель подтверждал (в некоторых компаниях - наоборот - сначала руководитель сумму, потом путешествующий - конкретный удобный вариант).

И вот из описанного материала не ясно, насколько это возможно в данной системе? Из того, что увидел - только письмо начальнику. Опять же они обычно не очень быстро отвечают, сколько времени система сохраняет цену предложения? Как происходит пересогласование, если после утверждения стоимость поменялась?
12.09.18 05:55
0