Совместная работа в удаленном режиме

23.07.2015 7273

Мир вокруг нас меняется. Если раньше удаленная работа казалась чем-то совершенно экзотическим, то сейчас это уже считается в порядке вещей: по недавно проведенным исследованиям выяснилось, что к 2020 году одна пятая часть всех россиян будут работать удаленно. А, например, в США уже сейчас удаленно работают больше трети всех американцев. 

У меня удаленная работа обычно была связана с документами формата MS Word. (Ну и изредка - с файлами презентаций.) В текстовом редакторе Word еще со старых версий (минимум лет двадцать назад) присутствовали удобнейшие средства рецензирования и совместного редактирования документов, причем в документе можно было сохранять всю историю внесения изменений и вы всегда могли посмотреть, кто из пользователей какие именно изменения производил. 

Кстати, по моей практике подавляющее большинство пользователей (и даже профессиональных редакторов) понятия не имеют о том, что в Word существуют подобные средства, и, когда им приходится совместно работать над документами, делают это по старинке: вносят исправления в текст по живому и пишут подробные комментарии в примечаниях.    

В старые времена, когда не было облачных сервисов, документы пересылались по электронной почте (или передавались на дискетах) и это было не очень удобно: какие-то версии файлов в процессе терялись, новые версии замещались старыми - и при этом терялась часть исправлений. 

Но со временем у компании Microsoft появилось два очень существенных новшества, значительно облегчающих совместную работу над документами. 

А новшества эти следующие: онлайновая версия офисного пакета MS Office, позволяющая работать в привычных Word, Excel и Power Point с любого компьютера, имеющего доступ в Интернет, и облачный сервис OneDrive, с помощью которого можно легко организовать хранение документов, над которыми ведется совместная работа, прямо в Интернете: при этом пользователи уже вообще никак не привязаны к конкретным компьютерам и могут иметь доступ к нужным документам откуда угодно.

Мне по роду работы главным редактором в нескольких проектах нередко приходится в подробностях объяснять схему совместной удаленной работы над документами новым авторам, поэтому я решил изложить это все в отдельной статье: оно пригодится и для новых авторов, да и, вполне возможно, кто-то из вас, дорогие читатели, для себя найдет это полезным.

Как это все делается? Для начала нужно зарегистрироваться в облачном сервисе OneDrive, который пригодится и для совместной работы, и для архивирования важных данных, и для удаленного доступа к вашим документам и медиафайлам. 

Если у вас уже есть учетная запись Microsoft, то в OneDrive можно войти с этой учетной записью, а если нет - просто создайте эту учетную запись: для этого потребуется указать какой-нибудь работающий e-mail, к которому у вас есть доступ. 

Принцип работы облачного сервиса OneDrive примерно такой же, как и у, например, Dropbox: вы имеете доступ к вашему персональному хранилищу в Интернете (на сайте OneDrive) и это хранилище можно синхронизировать с соответствующим хранилищем на рабочем компьютере, ноутбуке, планшете, смартфоне. Для синхронизации с облаком на компьютер (ноутбук, планшет, смартфон) устанавливается соответствующее приложение OneDrive, в котором производятся настройки синхронизации. 

Указываете папку, где будут располагаться папки OneDrive, указываете, какие из них должны синхронизироваться, - и все, дальше OneDrive все будет делать самостоятельно. 

Также OneDrive умеет автоматически отправлять в облако фотографии и видео, которые вы делаете вашим смартфоном или планшетом. 

По умолчанию бесплатно вам выделяют в облаке 15 Гб пространства, что вполне хватит для фото и документов. Однако если вы используете план Office 365 (а я именно его и использую буквально с первого дня появления - это очень удобно), где за 286 рублей в месяц или 2874 рубля в год вам предоставляются Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher и Access, причем вы можете их устанавливать для пяти пользователей на пяти компьютерах, пяти планшетах и пяти смартфонах, то с этим планом для каждого пользователя в OneDrive выделяется аж 1 Тб, а уж туда слона можно запихнуть.


Мой OneDrive

Впрочем, облачные возможности OneDrive - это удобно и полезно, однако нас сейчас этот сервис интересует прежде всего с точки зрения организации совместной удаленной работы. И тут OneDrive, конечно, заметно выигрывает у Dropbox, потому что именно под OneDrive хорошо заточены приложения MS Office.

И работает это очень и очень просто. Смотрите. Например, создали вы в MS Word какую-то статью. Эту статью вам потом нужно отправить редактору (начальнику, коллеге), чтобы он сделал там свои замечания и статью подредактировал.

Для этого вам данную статью нужно сохранить не в локальной папке, а в соответствующей папке OneDrive. Делается это буквально в один клик: в Word при сохранении документа просто выбираете свой OneDrive. (При первом доступе OneDrive попросит указать ваши данные учетной записи - e-mail и пароль.)

 

Ну и далее сохраняете свой документ, например, в папке "Документы Office Live". Или создаете в OneDrive для этого какую-то другую папку - как вам удобно.

OneDrive интегрируется с Windows, и операционная система работает с его папками точно так же, как с локальными папками компьютера.

Теперь что нужно сделать? Дать доступ к этому документу вашему редактору (начальнику, коллеге). Это делается очень просто. В Word нажимаете Файл - Общий доступ. Появляется вот такое окно.

Там введите адрес того человека (людей), который должен прочитать и отредактировать вашу статью, после чего нажмите кнопку "Общий доступ". 

Ему на e-mail придет соответствующее уведомление примерно такого вида.

А у вас в данных документа появятся все абоненты, которых вы пригласили.

Далее вашему абоненту остается просто щелкнуть по ссылке - и у него эта статья появится для чтения в онлайновой версии Word.

Там есть ссылка "Редактировать документ": с ее помощью документ можно открыть для редактирования в онлайновой версии или в MS Word.

Удобнее, конечно, работать с документом в Word, однако, в случае когда вы находитесь за чужим компьютером, онлайновая версия может стать выходом из положения.


Статья в онлайновом редакторе

Дальше главное, чтобы при редактировании статьи у абонента был включен режим отслеживания исправлений - это в разделе Рецензирование.

Отображать или не отображать эти исправления на экране - включается в соответствующем меню.

Тот, кто редактирует документ, обычно все исправления на экране не отображает - так редактировать неудобно. Зато, когда автор получает документ после редактирования, он включает режим "Все исправления" - и прекрасно во всех мелочах видит то, что с его текстом делал редактор: и исправления, и удаления, и переформатирования, и примечания. 


Скриншот кликабелен

На примечания можно отвечать, и там всегда видно, кто какие примечания делал.

Автор делает требуемые исправления, что-то там редактирует - и снова отправляет это редактору. У того тоже прекрасно видно, как изменился документ со времени его последнего редактирования, причем изменения и дополнения, сделанные автором, показываются другим цветом - это очень наглядно. (Вообще, для исправлений каждого пользователя выбирается какой-то свой цвет.)


Скриншот кликабелен

Причем достаточно выбрать режим показа "Без исправлений" - статья будет показана так, как должна выглядеть в законченном виде. 

Подобным образом над документом (электронной таблицей, презентацией, базой данных, расписанием) могут работать десятки различных людей. MS Office будет бережно записывать все дополнения и изменения, и там всегда можно будет откатываться на какие-то предыдущие версии. 

Причем система вполне нормально работает в многопользовательском режиме, то есть когда над документом одновременно трудятся несколько человек. И вы всегда можете увидеть, кто в данный момент вместе с вами работает над этим документом. 

Возможности редактирования документа могут ограничиваться: например, одним пользователям будет разрешено только добавлять примечания, другим вообще разрешить только чтение. Также можно ограничивать набор разрешенных к применению стилей. 

 

Кстати, в окончательном документе крайне желательно убрать всю историю изменений и комментарии, особенно если он предназначен для использования какими-то другими людьми. Сделать это довольно просто: нужно документ сохранить под новым именем и в меню Рецензирование - Принять выбрать пункт "Принять все исправления и прекратить отслеживание" - тогда вы получите окончательный текст (таблицу, презентацию и так далее) без всякой лишней информации. 

 

А то я знаю случаи, когда пользователи очень жалели, что не стерли всю историю изменений в документе, а особенно - комментарии. 

Вот как-то так организуется удаленная работа нескольких человек над одним документом. Как видите, все очень просто, легко и удобно. Учетная запись Microsoft, использование OneDrive, использование онлайновых или офлайновых версий пакета MS Office, отслеживание изменений, различные виды просмотра изменений. И ваша совместная работа над документами будет крайне удобной, и всегда можно будет отслеживать любые шаги по изменению документа. 

Вроде бы все это вещи общеизвестные, но я, как ни странно, очень часто сталкиваюсь с тем, что, когда, например, мне должны прислать мою статью с какими-то правками, люди присылают документ без отслеживания изменений и я должен сличать их текст с моим, чтобы понять, где и что они понаисправляли. Да это же просто дикость какая-то: что им стоило включить отслеживание изменений - и я бы потом все мгновенно увидел?!!

Так что не пренебрегайте подобными возможностями, они позволяют очень сильно экономить время и очень эффективно совместно удаленно работать над какими-то файлами. 

© 1998–2019 Alex Exler
23.07.2015

Комментарии 20

Вот как люди мучаются из-за бинарного формата...
latex+git намного удобнее 😄
23.07.15 10:37
0 0

alxt :

вот как раз латех и git

Это уже вдвойне устарело, это практически не отличается от способа изменения текста с последующей пересылкой в мейл
23.07.15 11:28
0 0

alxt: Вот как люди мучаются из-за бинарного формата...

latex+git намного удобнее

Формат, в принципе, уже очень давно XML. Только сжатый zip.
23.07.15 22:36
0 0

кстати Ворд умеет сравнивать версии документа и показывать исправления в нем. Что помогает, если прислали «исправления по живому»
23.07.15 10:50
0 0

Mogol:
кстати Ворд умеет сравнивать версии документа и показывать исправления в нем. Что помогает, если прислали «исправления по живому»


Ага, на панели рецензирования есть полезная кнопка - сравнить.

Алекс, неплохо бы добавить в статью.


23.07.15 12:25
0 0

Интересно, а этот вариант онлайн офиса платный или как? Учитывая, что мне текстовый редактор нужен раз 5-10 за год, до сих пор обходился гуглом. А если Майкрософт онлайн офис бесплатный, почему бы и не перейти на него. 😄
23.07.15 10:54
0 0

Так вот о каком Карле все говорят!
23.07.15 10:57
0 0

А что мешает делать все тоже самое в Гугл Драйв и Гугл Док, только бесплатно? Да, облачный террабайт тоже будет за денежку, но сам основной набор редакторов бесплатен. Я просто этим реально пользуюсь. Вплоть до пларнирования расходов на отдых - делаю табличку, даю доступ жене, она вносит свои правки, я свои, есть история изменений.
23.07.15 12:03
0 0

GriffonZoo: А что мешает делать все тоже самое в Гугл Драйв и Гугл Док, только бесплатно?

В нашей конторе только так и делают.
Mit
23.07.15 12:20
0 0

Что то я не очень понял, чем данный способ отличает от общего доступа в том же Dropbox? Там тоже можно расшарить папку и одновременно редактировать один и тот же документ.
23.07.15 16:42
0 0

не знаю как с русским языком, некоторые языки имеют свои особенности и вот как раз микрософтовский вариант очень сильно выигрывает по сравнению с гуглем.

В гугле сам документ редактор уж сильно примитывный.




23.07.15 16:57
0 0

мало этим пользуются. в больших фирмах придумывают всякие вещи для версии документов, что по большому счёту не лучше чем git, так как все эти сервера не способны показать разницу между версиями. я понимаю про латекс, но фирмы с ним не работают, во всяком случае я не встречал.

Огромные фирмы имеют корпоратиные версии микрософтовских продуктов и даже на акробат и всякте фрейм-макеры идут очень редко. ещё раз говорю по личному опыту

поэтоме версии документов это самое ужастное что есть
23.07.15 20:06
0 0

Office для всех и 1Tb каждому - это хорошо. Вот только скорости соединения с серверами Майкрософт в России (уж на ДВ точно) просто не позволят все это богатство использовать.
Поэтому гугл как редактор и хранилище для доков, а яндекс - для чего-либо пообъемнее.
24.07.15 00:52
0 0

О какой пятой части россиян работающих удаленно вы говорите? Сантехниках, электриках, токарях? Не вводите в заблуждение. Напишите что пятая часть блогеров и планктона работает удаленно.
24.07.15 11:39
0 0

у меня очень печальный опыт групповой работы над документами в формате .doc/docx

если людей более трех то это ад и сотворение мира в одном флаконе

(тоже относится и к "свободным" оффисным пакетам)

ну не приспособлены они для одновременной групповой работы.

да и историю изменений смотреть в случае отличном от банального добавления тяжко.

если в цепочке есть исправления текста , изменение стилей и перестановка частей то .. проще экспортировать в plaintext и потом смотреть что там нового появилось и кого мышка бежала кнопочку нажала абзац то и пропал....
24.07.15 14:34
0 0

Вопрос по онлайн-офису. Как он работает с локальными файлами? Просто тыкнув в проводнике они же в нем не откроются?
31.07.15 08:37
0 0